Veel voorkomende klachten bij aanbestedingen

Klagen over aanbestedingsprocedures is van alle tijden. Dat is simpelweg inherent aan het spel om de knikkers. In 2018 schreef ik in Cobouw een artikel met een top 10 van meest voorkomende klachten die leven bij inschrijvers. Er zijn de afgelopen twee jaren verschuivingen waarneembaar ten aanzien van de geuite klachten. Een overzicht in vogelvlucht, met daarbij aandacht voor de invloed van Covid-19.

Joost Haest advocaat bij Severijn Hulshof

Ik stel in ieder geval vast dat klachten zich meer concentreren rond grote thema’s die niet zo zeer zien op een specifieke aanbesteding, maar branche breed ervaren worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de luide roep om bij de uitvraag (veel) meer de nadruk te leggen op kwaliteit in plaats van prijs. Inschrijvers ervaren immers dat in veel gevallen prijs nog altijd te bepalend is en dat kwaliteit te weinig aandacht krijgt. Datzelfde geldt voor innovatie en circulariteit.

Klagen over prijsduiken

De klacht over laagste prijs aanbestedingen resulteert in een nauw samenhangende klacht namelijk die van het prijsduiken. Sturen op laagste prijs resulteert in de nodige gevallen in een rat race die eindigt bij prijzen die gewoon niet gezond zijn. Ook voor opdrachtgevers niet, want dergelijke prijzen leiden tijdens de uitvoering veelal tot kwaliteitsdiscussies, meerwerkclaims om de slechte prijs te compenseren en overschrijding van de oplevertermijn. Covid-19 wakkert deze klacht naar mijn idee extra aan, omdat ondernemers in deze economisch barre tijden nog wat sneller bereid (of genoodzaakt?) zijn om te duiken met de prijs.

Langer wachten

Een klacht die zeker deels valt toe te schrijven aan Covid-19 ziet op de termijnen die aanbestedende diensten hanteren bij voorlopige gunning. Dit laat steeds vaker enorm lang op zich wachten. En naast de onzekerheid en frustratie die dit oplevert bij inschrijvers, heeft het ook een grote impact op de planning van inschrijvers. Bedenk daarbij dat de indexering van prijzen en risicoregeling in veel gevallen zijn uitgesloten zodat de inschrijver vast zit aan zijn oorspronkelijke prijsopgaaf.

Ook de motiveringsplicht is sterk gestegen op de klachtenladder, vooral ten aanzien van de uitslag. Steeds meer wordt volstaan met slechts het vermelden van de scores van de inschrijver en de plaats waar de inschrijver geëindigd is in de ranking. Niet wordt vermeld hoe de inschrijver scoort ten opzichte van de voorlopig winnaar. Los van het feit dat dit in beginsel strijdig is met de Aanbestedingswet en het ARW levert het inschrijvers ook veel frustratie op.

Lage plafondbedragen en ramingen

Recent was er ook veel aandacht voor het aanzwellende geluid uit de markt dat aanbestedende diensten (veel) te lage plafondbedragen hanteren in een poging inschrijvers te verleiden toch in te schrijven. Ongeveer spiegelbeeldig zijn de klachten over het intrekken van aanbestedingen omdat gesteld wordt door de aanbestedende dienst dat de inschrijvingen ver boven de eigen raming liggen. Om dan vervolgens de raming niet te openbaren zodat de deugdelijkheid van de raming niet getoetst kan worden.

Klachten die – ook zonder Covid-19 – nog altijd hoog scoren zijn de disproportionele eisen (denk bijvoorbeeld aan stapelen van kerncompetenties en clusteren), disproportionele risico allocatie en antwoorden bij NvI die disproportioneel zijn of niet (deugdelijk) ingaan op de gestelde vraag. Waarbij de meest frustrerende antwoorden nog altijd zijn: “nee”, en “zie bestek”.

Ondanks de Marktvisie, de recentelijk weer aangepaste Gids Proportionaliteit, de handreiking Tenderkostenvergoeding en andere regelingen blijft er dus nog voldoende werk aan de winkel.

In: Magazine ‘Aanbesteden, de techniek van het doorbouwen’ – Februari 2021